حول المؤسسة
مكتب التسجيل
8532 views

أ- الإعلان عن بدء التسجيل

-   للطلاب القدامى: في الأسبوع الأول من شهر أيار حتى الأسبوع الثالث منه على أن تتضمن الفترة عطلة دورية واحدة على الأقل لطلاب القسم الداخلي لتسهيل حضور أولياء الأمور.

-     للطلاب الجدد: اعتباراً من الأسبوع الثالث من شهر أيار حتى نهاية شهر حزيران على أن يفتح مجال التسجيل خلال الأسبوعين الأول والثاني من شهر أيلول في حال وجود أماكن شاغرة.

        ب- تسجيل الطلاب القدامى

  1. في الأسبوع الثاني من شهر نيسان، يقوم موظف مكتب التسجيل بإعداد بيان لأولياء الأمور (HDE-F25 ) بالتعاون مع الناظر حول تسجيل الطلاب محدداً مواعيد التسجيل للطلاب القدامى ويعد إعلاناً (HDE-F12 ) عن مواعيد تسجيل الطلاب الجدد مرفقاً بالمستندات المطلوب إحضارها في اللقاء الأول حسب لائحة المستندات المطلوبة (RGO-L02 ).
  2. يرفع موظف التسجيل بيان التسجيل (HDE-F25 ) والإعلان (HDE-F12 ) إلى المدير للموافقة عليه.
  3. يسلم مدير القسم في الأسبوع الثالث من نيسان إلى الناظر لائحة بأسماء التلاميذ (RGO-L05 ) الذين تقرر تأجيل تسجيلهم لحين اجتماع لجنة إصدار النتائج وتقرير وضعهم في المدرسة.
  4. يقوم الناظر بإرسال بيان التسجيل (HDE-F25 ) إلى أولياء الأمور في الأسبوع الأخير من نيسان باستثناء الطلاب الذين تأجل تسجيلهم بحسب اللائحة (RGO-L05 ) ويعلق الإعلان (HDE-F12 ) على البوابة الرئيسية للمؤسسة.
  5. يقوم الناظر قبل يومين من الموعد المحدد لبدء تسجيل الطلاب القدامى بتحضير المستندات اللازمة مع إعلام مكتب الاستقبال بمواعيد التسجيل ومكان تواجده خلال هذه الفترة.
  6. في اليوم المحدد لبدء التسجيل يتواجد الناظر في مكتبه ويستقبل الأهل حيث يقوم بتسجيل الطلاب القدامى على طلب تسجيل تلميذ قديم (RGO-F02 ).
  7. عند التسجيل، يبلغ النظار أولياء الأمور بضرورة عدم ترك التلميذ للمدرسة خلال العام الدراسي اللاحق ويوّقع ولي الأمر على تعهد (إجراءات ترك المدرسة/ لطلاب القسم الداخلي) (HDE-F34 ). كما يسلم الناظر الأهل شرح عن كيفية العمل بمدونة السلوك وسياسة الحماية على رسالة خارجية لأولياء الأمور ويوقعون على تبليغ باستلامها (HDE-F10 )، و يقوم الأهل بالتوقيع على تعهد عند التسجيل للطلاب القدامى و الجدد تعهد حول التسجيل لأولياء الأمور (HDE-F34 )
  8. بعد انتهاء المدة المحددة لتسجيل الطلاب القدامى، يقوم الناظر بإحصاء عدد وأسماء الطلاب الذين لم يتسجلوا ويرسل لهم رسالة خارجية (HDE-F14 ) تكون بمثابة تذكير ثاني مضمناً إياها مهلة أقصاها أسبوع للتسجيل ويؤكد على الالتزام بالمهلة المحددة كي لا يفقد التلميذ مكانه في المدرسة.
  9. في نهاية شهر حزيران يسلم النظار في المدارس (النور، الرجاء والبيان) أسماء الطلاب الذين تم تسجيلهم في المدرسة إلى أمانة السر لتثبيت أسمائهم على لوائح الوزارة وقسم التوثيق لإدراجه على برنامج العلامات.

ج- تسجيل الطلاب الجدد:

  1. يرفع مدراء الأقسام لائحة بالأماكن الشاغرة(RGO-L01 ) إلى مكتب التسجيل وذلك قبل أسبوع من موعد بدء عملية التسجيل للطلاب الجدد.
  2. يبدأ إستقبال طلبات التسجيل للطلاب الجدد بناءً للأوقات المحددة من الإدارة(الأسبوع الثالث من أيار ) .

في الأوقات المحددة للتسجيل:لا بد من الإلتزام بالخطوات التالية:

أولاً: الزيارة الأولى للأهل:

1-     يمر الأهل بمكتب الإستعلامات حيث يحصلون على رقم الدور ويسجل إسمهم على لائحة الجدد الموجودة لدى الإستعلامات.

2-     يتابع موظف مكتب التسجيل إستقبال الأهل وفقاً للأدوار بحسب الأرقام المعطاة لهم من قبل الإستعلامات حيث يرحب بالأهل ويسجل الإسم مع الرقم على لائحة مقابلة الأهل (RGO-F08 ) ويتم الإستفسار عن حالة التلميذ/عمره/صفه....وذلك لتقدير إمكانية إستقباله أم لا بشكل مبدئي.

3-         يسأل الأهل عن بطاقة وزارة الشؤون الإجتماعية أو إستمارة التقييم(صعوبات تعلمية):

- في حال لم يستحصل الاهل على البطاقة أو الإستمارة , يتم تسليمهم لائحة شروط الحصول على بطاقة المعوق الشخصية و توجيههم حول كيفية التوجه إلى الوزارة للحصول عليها،مع التأكيد على عدم إمكانية حجز مكان قبل إستكمال المطلوب ويسجل إسمهم في مكتب التسجيل على لائحة المراجعات مع الإشارة إلى تحويلهم إلى الوزارة ويتم تسليمهم نسخة عن المستندات المطلوبة(RGO-L02 ).

- في حال كان الأهل قد حصلوا على البطاقة أو الإستمارة يطلب صورة عنها دون طلب الرعاية في هذه المرحلة.

           4 – يتم تعبئة طلب تسجيل تلميذ جديد(RGO-F01\ RGO-F06 ) بدقة مع ذكر كافة التفاصيل المحددة فيه، بعد أن   يشرح للأهل الخطوات التي سيمرون بها( تعبئة الملف/ إحضار المستندات/موعد التقييم/ إنتظار النتيجة خلال 10 أيام )

           مع التأكيد المستمر حولعدم إمكانية الجزم في قبول الطالب أو عدمه قبل صدور قرار من الإدارة.

           5- يسلّم الأهل البطاقة الملونة ويتم التأكيد على إحضارها عند كل زيارة مع ذكر الموعد المقبل لتسليم المستندات المطلوبة، ويذكر عليها رقم الملف.

           6- يسلّم الأهل لائحة المستندات المطلوبة (RGO-L02 ) مع تحديد ما هو مطلوب في المرحلة الأولى قبل التقييم بحسب طبيعة الحالة.

           7 – يزود الأهل بلائحة المراكز والمختصين (RGO-L07 ) لإجراء الإختبارات والفحوصات المطلوبة ويتم تزويدهم بأرقام الهاتف للتواصل والإستفسار،ذلك بعد أن يكون قد تم التنسيق المسبق من قبل مكتب التسجيل لإجراء الحسم أو التسهيلات للمتقدمين بطلبات في المؤسسة.

   تحدّد مهلة أسبوع لتأمين ما يلزم مع إعلامهم بالمبلغ المتوجب للتقييم(35.000 ل.ل) ويسجّل الموعد على لائحة مقابلة الأهل(RGO-F08 ) وعلى البطاقة الملونة

           8 – يحفظ الطلب في ملف الطلبات المقدمة، ويؤكد على الأهل بأنه وحتى تأمين المستندات لا يتم البت بقبول أو رفض الطالب قبل موعد التقييم وصدور النتيجة بعد 10 أيام(مع التوضيح أنه في حال تم القبول تستكمل المستندات اللازمة على اللائحة للحضور وتثبيت التسجيل لدى النظار خلال يومين وإلا يتم الإعتذار وإستقبال طالب آخر).

      ملاحظات: خلال المقابلة الأولى للأهل يجب التركيز على التالي:

-     التأكيد حول المهل الزمنية وضرورة إحترام الوقت.

-     عدم إعطاء الأهل أي مؤشر حول إمكانية القبول قبل صدور قرار الإدارة.

-     إعلام الأهل بإمكانية طلب الفريق لفحوصات إضافية عند الحاجة ليتمكنوا من التقييم قبل إصدار النتيجة النهائية.

-     إعلام الأهل بقرار الوزارة حول البدل المادي المترتب عليهم في حال عدم الحصول على قرار الموافقة من الوزارة.

 في حال القبول: يجب تسليم كافة المستندات المتبقية والواردة على لائحة المستندات مع طلب الرعاية قبل بت التسجيل.

 بعد تسليم المستندات ودفع الرسوم يتم تحديد موعد التقييم على جدول المواعيد(RGO-F03 ) الذي تتراوح مدته بين ساعتين و3 ساعات،على الأهل خلالها مرافقة الطفل بشكل دائم.

-     ضرورة إحضار البطاقة الملونة عند كل حضور.

         ثانياً: زيارة الأهل الثانية لتسليم كافة المستندات:

1-    عند حضور الأهل في الموعد الثاني،يبرزون البطاقة الملونة عند الإستعلامات حيث تسلمهم رقم إنتظار   وتسجّل إسمهم على لائحة المراجعات لديها.

2-       <spanstyle="font-size:>يراجع موظف مكتب التسجيل المستندات المستلمة بدقة مع الإشارة حول ما تم إستلامه على اللائحة الأولى للطلب(RGO-F06 ) </spanstyle="font-size:>

في حال تم إستكمال المستندات يحدّد موعد التقييم وإلا فيتم الإعتذار من الأهل مع إعطائهم مهلة يومين كحد أقصى لتأمين ما ينقص.

3-       في حال كانت المستندات مكتملة يحدّد موعد للتقييم على الجدول بناءً للمرحلة والمدرسة:

الروضات

التوحد

التأخر

حلقة أولى

حلقة ثانية

علاجات

البيان +النور + الرجاء

معلمة">معلمة

شمولي

إنكليزي

عربي

رياضيات

إنكليزي

علوم

لغوي

إنشغالي

المهني

معلمة مختصة من القسم المهني

* جميع الطلاب في المدارس الثلاثة يمرون بتقيييمرون بتقييم العلاجات اللغوي والإنشغالي بالإضافة إلى مقابلات المعلمين .

حيث يذكر المادة مع أسماء المعالجين بالإضافة إلى الوقت الخاص بكل منهم.

4- يسلّم الأهل رسالة إستيفاء المستندات(HDE-F13 ) ويتم تحويلهم للمحاسبة لدفع الرسوم وإفادة المكتببها موقعة من المحاسبة ويحفظ في الملف مع إشارة على اللائحة الأساسية للطلب بإستيفاء الرسم.

5- يذكر موعد التقييم على اللائحة الملونة للأهل مع الساعة (من...... إلى.........) مع المكان، مع التأكيد على الحضور قبل الموعد بـ 10 دقائق، والإلتزام بالموعد وإلا حرم من حقه في التقييم.

6- يدوّن الموظف موعد التقييم على لائحة مقابلة الأهل(RGO-F08 ) وعلى أعلى طلب التسجل(RGO-F06 ) بخط واضح من ثم يوضع الطلب في ملف منفصل(ملف المستندات المكتملة للتقييم).

7- إبتداءً من موعد بدء التقييم في الأسبوع الثاني من شهر حزيران يستلم يومياً كل من النظار والمنسقين جدول مواعيد التقيي (RGO-F03) لتحديد فريق العمل من ضمن الوحدة المعني بالتقييم ويبلّغ المعنيين(كل ضمن وحدته العلاجية أو الأكاديمية) كما تسلم نسخة للنظار للتعليق في مكاتبهم وتعلق نسخة على مدخل غرف التقييم في الطابق الأرضي.

    ثالثاً: المقابلة الثاثة: موعد التقييم:

1-    يبادر النظار  ومنسقي العلاجات إلى إستلام جدول مواعيد تقييم (RGO-F03)  اليوم التالي قبل يوم من مكتب التسجيل عند الساعة العاشرة، ويتم تبليغ المعنيين من فريق التقييم لتحضير ما يلزم قبل يوم من الموعد (المسابقات/ المكان...) بالإضافة إلى الملفات الخاصة بالأبناء الوارد إسمهم للتقييم ، وتعلق نسخة عن البرنامج لدى الناظرة وأخرى على مدخل غرف التقييم (الطابق الأرضي).

2-    عند حضور الأهل في موعد التقييم يستقبلهم موظف الإستعلامات ويقوم بتوجيههم بناءً للمعلومات الواردة على البطاقة الملوّنة معهم ( المدرسة/ الطابق/ موعد بدء التقييم) ويبلّغ مكتب التسجيل بحضورهم كما يسجّل على اللوائح اليومية الإسم تحت خانة (مواعيد تقييم) .

3-    يستقبل مكتب التسجيل أولياء الأمور قبل 5 دقائق من موعد التقييم ويتفقد الملف للتأكد من إستيفاء كامل المستندات قبل توجيههم إلى المقابلة الأولى.

4-    يسلّم  مكتب التسجيل الملف للأهل ويوجههم إلى أماكن التقييم الواردة مع التأكيد على إعادة الملف  لمكتب التسجيل قبل المغادرة.

5-    يتفقد موظف مكتب التسجيل الملف ويتأكد من أن جميع أفراد الفريق قد دونوا على إستمارة التقييم قبل مغادرة الأهل للتأكد من مرورهم بجميع المراحل.

6-    يتم التأكيد من قبل مكتب التسجيل على أولياء الأمور بأن النتائج لن تصدر قبل 10 أيام من تاريخه ولا يحق لأي فرد من الفريق الإيحاء لهم حول النتائج سواء كانت إيجابية أو سلبية.

7-    يتم إعلام الأهل بأن الإدارة سوف تبلغهم بالنتيجة هاتفياً فور صدورها وفي حال كانت إيجابية يجب تأمين الجزء الثاني من المستندات الواردة في اللائحة خلال يومين والمبادرة للتسجيل لدى النظار.

8-    بعد عملية التشخيص وقبول التلميذ يجب على الأهل إحضار طلب الرعاية من وزارة الشؤون الإجتماعية  يليه بعد فترة إحضار القرار من قبل الأهل من وزارة الشؤون، وفي حال لم يتم تأمينه يكون التلميذ مسجلاً على حساب الأهل.

9-    يحفظ الملف بعد إكتمال التقييم في ملف خاص لدى  مكتب التسجيل (الطلبات التي تم تقييمها) لحين موعد مناقشتها مع الإدارة والفريق أسبوعياً لإصدار النتائج.

10-    بعد الإجتماع الأسبوعي مع الإدارة لمناقشة الملفات يصدر مكتب التسجيل لائحتين:

-     لائحة بأسماء الطلاب المقبولين (RGO-L03) مع أرقام هواتفهم وطلباتهم ويسلم نسخة للنظار لإستكمال عملية التسجيل عبر التواصل في اليوم التالي كحد أقصى والتأكيد على إحضار كامل المستندات المتبقية بناءً للائحة، ويتم إعلامهم بموعد بداية العام الدراسي والمطلوب تأمينه لحينها( هندام/ نقل/ قرطاسية/أقساط..)،أما لطلاب القسم الرعائي فيتم تحديد موعد لمقابلة المعنيين لتقييم إمكانية الإستقبال في القسم الرعائي.... من ثم يقوم بتثبيت التسجيل في الموعد المتفق عليه وعند إكتمال التسجيل يسلم نسخة عن اللائحة مع طلبات الرعاية لأمانة السر.

-     لائحة بأسماء الطلاب غير المقبولين مع أرقام هواتفهم وأسباب عدم القبول والمراكز المقترح تحويلهم إليها مع الملفات ، وتحول نسخة منها لمدراء الأقسام لإبلاغ الأهل عبر الإتصال الهاتفي بهم في اليوم التالي كحد أقصى وإبلاغهم بالنتيجة والسبب والمكان المقترح ، ثم يسلم نسخة عن اللائحة مع الملفات الواردة لمكتب التسجيل بعد الإنتهاء من التبليغ ليتم حفظهم في ملف الطلبات المرفوضة.

11-  بناءًللوائح الطلاب المقبولين يقوم الناظر بإعداد إحصاء أسبوعي حول أعداد وتوزيع الطلاب الجدد     الذين تم تسجيلهم وتسليمها لإدارة القسم لتقدير التوزيع وتحديد مجالات الإستقبال والقبول في المرحلة المقبلة.

12-    يتم التأكيد مع أولياء الأمور للطلاب غير المقبولين حول الأسباب مع عدم الإدلاء بأي وعد للعام المقبل.

13-  خلال مناقشة الملفات الأسبوعية يجب التأكيد على معايير القبول أو عدمه بناءً لوضع الطالب بالدرجة الأولى وبإجماع أفراد الفريق ، وعند رفض أي طلب يجب أن يكون السبب واضحاً ومقنعاً للأهل.

14- يحدد  الأسبوع الأخير من حزيران موعداً نهائياً لإحصاء العدد الإجمالي للطلاب المقبولين مع توزيعهم ضمن الصفوف والشعب ويسلم للإدارة .

 رابعاً:بعد إنهاء عملية التقييم:

      يحدّد مكتب التسجيل موعداً أسبوعياً للإجتماعات (كل نهار خميس من الساعة 12.30 حتى 2.00 ) يضم فريق التقييم ومديرة القسم بدءاً من الأسبوع الثاني من حزيران لمناقشة النتائج وإصدار:

1-       لائحة بأسماء الطلاب المقبولين (RGO-L03) مع أرقام هواتفهم وتسلم نسخة منها للنظار ولإستكمال عملية التسجيل والتأكيد على إحضار ما تبقى من المستندات عبر التواصل مع الأهل خلال يومين والتأكيد على تسليم طلب الرعاية لأمانة السر ويحفظ الملف لدى النظار.

2-    لائحة بأسماء غير المقبولين (RGO-F04) مع أرقام هواتفهم والمراكز المقترحة، وتسلم نسخة منها لمدراء الأقسام لإبلاغ الأهل عبر الإتصال بهم هاتفياً في مهلة أقصاها يومين ويحفظ الملف في مكتب التسجيل (طلبات غير مقبولة)

3-    يعقد إجتماع بين مدير/ة القسم والمنسقين التعليميين والعلاجيين و مسؤول\ة مكتب التسجيل مع المدير صباح كل نهار جمعة بعد مرور الأسبوع الأول من التقييمات ,لإطلاع الإدارة على النتائج والبت  والتصديق عليها قبل إعلام الأهل.